Aumenta tu productividad de un 50%

La productividad es un factor clave para los emprendedores y los empresarios.

El tiempo, es el bien más valioso que tenemos, y no debemos despreciarlo por nada del mundo. No se puede vender ni comprar, por esa razón deberás aprender a administrarlo al 100%. Cada acción, tiene que repercutir de forma positiva en tu vida, sin afectar a tu estado emocional.

Te daré unos pequeños consejos sobre como podrías hacerlo. Estas técnicas las utilizo yo en mi día a día, así que puede ser que te sirvan a ti también. Ya veremos…

Lo primero que deberás hacer, será elegir un método, donde poder volcar todas tus tareas y tus proyectos. El medio da igual, no es importante. Lo que cuenta es que sea claro, útil y sencillo para ti. Yo utilizo Google para todo, pero hay múltiples opciones:

Organiza tus tareas

Google Calendar y Google Keep

Son las principales herramientas que uso. Me gustan porqué las tengo configuradas con el móvil, y en cualquier momento puedo consultar la agenda, tanto si estoy trabajando con el ordenador, como si estoy en el despacho de algún cliente. Estas herramientas son muy sencillas y fáciles de usar, no hacen falta tutoriales, pero si es importante darles seguimiento en el caso de que quieras utilizarlas. Los datos no se guardan solos, y aunque algunas cosas se puedan “automatizar”, deberás ser tu quien vuelca contenido en las Apps.

Agenda electrónica

Una vez tuve un iPad… Siempre digo que Apple es una de mis compañías favoritas a nivel de marketing, pero que no me gustan para nada sus productos (cuestión personal…). El caso, es que con la tablet podía tener una agenda electrónica, muy bonita e intuitiva, pero nunca pude configurarla con mi Samsung. No se si es porque no conozco las herramientas o es imposible. Al final terminé por regalarlo!

Agenda en papel

Esto siempre funciona. Los que somos “diseñadores”, siempre nos emocionamos cuando tenemos un lápiz y un papel en blanco. Esta “tecnica” lo utilizo para ir apuntando cosas rápidas que deberé hacer sin fecha de caducidad. Por ejemplo, buscar un nuevo software o alguna herramienta para mejorar algo… No son tareas que tienen fecha y hora, pero en algún momento deberé hacerlas.

Post It

El “papelito amarillo” es un elemento muy útil. Siempre viene bien dejar pegatinas por sitios estratégicos. La verdad que no uso muchos, pero si tengo alguno repartido por ahí, que puedo llevar en cualquier soporte y trasladar de un sitio a otro. Por ejemplo los uso para claves de wifi, listas de tareas periódicas, números de teléfonos importantes, etc.

Prioridades

Ya habrás oído hablar de prioridades en optimización de tiempo. Yo mismo lo había publicado en el artículo sobre “cómo montar una agencia de marketing“. Seré repetitivo pero es uno de los puntos clave. Es fundamental dedicar tiempo solo a aquellas tareas que son realmente relevantes y descartar todo aquello que nos hace desperdiciar tiempo valioso.
Las tareas se pueden clasificar en 4 grandes grupos, que veremos a continuación.

Muy importante Poco importante
Muy urgente Lo hago yo ahora mismo y le dedico toda mi atención. Delego el trabajo en una tercera persona que pueda llevarlo a cabo de la mejor manera posible.
Poco urgente Marco la tarea en la agenda para realizarla con calma y bien. Me olvido por completo de esto. No es algo relevante y hay cosas más importantes que hacer.

Esta simple tabla, hará que te des cuenta en un solo vistazo, de lo que deberás y no deberás hacer, para que el tiempo sea valioso. No hace falta que la diseñes en una pared, pero siempre deberás tenerla en mente para preguntarte: “Esto que voy hacer, es urgente?” “Es importante?” … Y ahí sabrás como manejarte.


Hazlo a tu manera

Te dejo aquí 4 consejos, que te podrían ayudar también en tus proyectos cotidianos, para ahorrar aún más tiempo. Estás técnicas las he aprendido de otras personas  (ya no recuerdo quienes eran) pero si las utilizo y si me han servido.

1. Limpia tu mente

Haz TODAS aquellas tareas, por las cuales tardarías menos de 5 minutos en realizarlas. De esta manera, irás quitando “preocupaciones de tu mente” y en menos de 5 minutos, lo tendrás hecho. Merece la pena, no?

Ejemplos: enviar un correo, responder a un mensaje, consultar un precio, etc…

2. Compagina tu vida personal con la profesional

Es importante, que coordines todas la acciones, tanto de trabajo como familiares. Si utilizas una agenda, podrás organizar todo tu tiempo encastrando tareas de diferentes categorías, para que todo encaje a la perfección.

Ejemplo: si por la tarde tienes que hacer un tramite personal muy importante, asigna más trabajo por la mañana, en modo de tener la tarde libre. Ya que tienes que salir, aprovecha el tiempo para comer con un cliente o visitarlo a la vuelta.

3. No te distraigas

Es fácil perderse en mini proyectos extra. A mi me pasa muchas veces, y aún más trabajando con el ordenador. Abro una ventana, luego otra, luego otra, … y así termino abandonando lo que estaba haciendo para realizar otra cosa, menos importante. Centra tu atención en lo que estás haciendo, dedícale todo el tiempo, y luego, pasa a otra cosa.

Ejemplo: voy a ver el inventario de productos que tengo en venta en Amazon para reponer artículos, de ahí veo que se puede hacer publicidad para posicionarlos, de ahí miro un tutorial para aprender hacer anuncios en Amazon, de ahí abro Photoshop y comienzo a crear un diseño para una campaña publicitaria, … NO!

4. Encuentra tu templo

Búscate un espacio de trabajo productivo, libre de distracciones, y acorde a tu persona. No puedo dar consejos porque cada persona se “inspira” en ambiente diferentes. Si que es imprescindible estar en un entorno que no genere “ruido” y que te ayude a concentrarte.

Ejemplo: no lleves tu ordenador al comedor de tu casa, si tienes que hacer un presupuesto para un cliente. Entre televisión, nevera y gato, al final tardarás el triple del tiempo en hacerlo, y probablemente hayas hecho algún error por no dedicarle toda tu atención.


Estos son mis humildes consejos que podrías utilizar para mejorar tu productividad, y ahorrar tiempo de realización.

Ah, una cosa que me olvidé de decirte…

Asigna a cada tarea un tiempo específico!

Calcula 5 minutos para las llamadas, 10 minutos para los correos y 20 minutos para los presupuestos. Todo deberá tener su peso y su importancia. No puedes tardar 20 minutos en hacer una llamada de trabajo si no es necesario. Tampoco deberás dedicar 2 minutos a un presupuesto que lleva un importe de 3.000 €. Cada cosa en su justa medida.

Ahora si me despido. Hasta la próxima!!!

Y tú que piensas de todo esto?